Khi mới đi làm, việc được giao nhiệm vụ mà không biết bắt đầu từ đâu là một tình huống phổ biến. Nhiều nhân viên mới, đặc biệt là những bạn vừa tốt nghiệp, thường rơi vào hai sai lầm lớn: không cập nhật tiến độ công việc và không hỏi rõ kỳ vọng của sếp. Điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có và làm giảm chất lượng công việc. Dưới đây là các bước cần thiết để bạn tự tin xử lý khi gặp phải tình huống này.
1. Hỏi Rõ Yêu Cầu Cơ Bản Khi Nhận Nhiệm Vụ
Khi sếp giao việc, điều đầu tiên bạn cần làm là đảm bảo hiểu rõ kỳ vọng. Đừng ngại đặt câu hỏi để tránh những hiểu lầm không đáng có.
Các câu hỏi cần thiết:
- Deadline: Công việc này cần hoàn thành vào lúc nào?
- Mẫu báo cáo: Có template hoặc quy chuẩn nào của công ty không?
- Ngôn ngữ: Báo cáo nên viết bằng tiếng Việt hay tiếng Anh?
- Phong cách làm việc: Sếp muốn cách trình bày như thế nào?
- Nguồn tham khảo: Có những tài liệu hoặc nguồn nào sếp muốn bạn dựa vào không?
Hỏi những câu này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc, tránh tình trạng làm sai hoặc mất thời gian chỉnh sửa lại từ đầu.
2. Tạo Kế Hoạch Thực Hiện Công Việc
Sau khi hiểu rõ yêu cầu, bạn cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện.
Cách thực hiện:
- Phác thảo cách làm: Dựa trên yêu cầu của sếp, vạch ra các bước cụ thể bạn sẽ làm.
- Trao đổi với sếp: Trước khi bắt tay vào làm, hãy trình bày sơ bộ cách bạn dự định thực hiện. Ví dụ:”Dạ, đây là kế hoạch em dự tính sẽ làm: A, B, C. Anh/chị có góp ý thêm gì không ạ?”
- Chỉnh sửa theo feedback: Sửa đổi kế hoạch dựa trên nhận xét của sếp để đảm bảo công việc đi đúng hướng.
3. Luôn Cập Nhật Tiến Độ Cho Sếp
Một sai lầm thường gặp của nhân viên mới là không báo cáo tiến độ công việc, dẫn đến việc sếp không biết bạn đang làm gì.
Cách khắc phục:
- Gửi cập nhật định kỳ: Chẳng hạn, mỗi tuần hoặc sau một giai đoạn quan trọng, bạn có thể gửi email hoặc báo cáo nhanh để cập nhật tình hình.
- Hỏi ý kiến: Nếu có phần nào chưa chắc chắn, hãy chủ động hỏi sếp thay vì im lặng làm sai.
Ví dụ:
“Dạ, em đã hoàn thành phần A và đang làm phần B. Anh/chị có cần em chỉnh sửa hoặc bổ sung gì thêm không ạ?”
Việc này không chỉ giúp bạn nhận được hướng dẫn kịp thời mà còn tạo ấn tượng tốt với sếp rằng bạn là người chủ động và có trách nhiệm.
4. Tránh Hỏi Quá Nhiều Lần Không Cần Thiết
Hỏi sếp là cần thiết, nhưng hỏi quá nhiều hoặc thiếu trọng tâm có thể khiến sếp cảm thấy bạn không đủ năng lực.
Lưu ý:
- Tự suy nghĩ trước: Hãy cố gắng hiểu và tự tìm giải pháp trước khi hỏi.
- Lên danh sách câu hỏi: Gộp các thắc mắc lại thành một lần hỏi để tránh làm phiền sếp nhiều lần.
- Đặt lịch hẹn ngắn: Nếu còn băn khoăn, bạn có thể xin sếp một buổi gặp ngắn (10-15 phút) để làm rõ mọi yêu cầu.
5. Kiểm Tra Và Hoàn Thiện Trước Khi Nộp
Trước khi nộp lại công việc cho sếp, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo nội dung đúng với yêu cầu.
Mẹo:
- Trình bày thử kết quả và xin ý kiến sếp:”Dạ, đây là bản nháp em đã làm. Anh/chị có cần chỉnh sửa hay bổ sung gì không ạ?”
- Chỉnh sửa lần cuối dựa trên feedback để đảm bảo sếp hài lòng.
Kết Luận
Đối với nhân viên mới, việc giao tiếp hiệu quả với sếp khi nhận nhiệm vụ là kỹ năng quan trọng. Đặt câu hỏi đúng, cập nhật tiến độ thường xuyên, và chủ động trình bày cách làm là cách giúp bạn hoàn thành tốt công việc, đồng thời ghi điểm trong mắt sếp.
Hãy nhớ, sếp luôn đánh giá cao sự chủ động và tinh thần học hỏi của bạn!
Từ khóa: giao tiếp với sếp, làm việc hiệu quả, nhân viên mới, kỹ năng nhận nhiệm vụ, hoàn thành công việc, cách cập nhật tiến độ, xử lý khi sếp giao việc.
MM Creative Lab 